ما الفرق بين إدارة الوثائق وإدارة الأرشيف؟
يدير نظام الوثائق الملفات النشطة أثناء إنشائها واستخدامها واعتمادها، بينما يدير النظام الأرشيفي المواد ذات القيمة الدائمة بعد اختيارها ونقلها، مع حفظ سياقها ووصفها وإتاحتها عبر الزمن. قد تحتاج المؤسسة إلى النظامين وربط عمليات التحويل بينهما، لأن أحدهما لا يؤدي تلقائياً وظيفة الآخر.
إدارة الوثائق الجارية
تركز إدارة الوثائق على العمل اليومي: إنشاء الملفات، والإصدارات، والموافقات، والصلاحيات، ومدد الاحتفاظ، والتخلص المنظم. وقد تستخدم المؤسسة نظام إدارة وثائق أو منصة محتوى مؤسسي لهذه الوظائف.
الإدارة والوصف الأرشيفي
يركز الأرشيف على المواد المختارة للحفظ الدائم أو الطويل الأجل. يهتم بالسياق والترتيب الأصلي والوصف الهرمي والجهات المنشئة وشروط الإتاحة، ويهيئ الفهارس للباحثين والموظفين والجمهور.
- الوصف من العام إلى الخاص
- حفظ العلاقة بين السجلات وسياق إنشائها
- توثيق القيود والحقوق وتاريخ الحفظ
- إتاحة المواد مع حماية النسخة الأصلية
خطط للانتقال بين النظامين
تحتاج المؤسسة إلى تحديد ما ينتقل إلى الأرشيف، ومتى، وبأي بيانات وصيغ. يجب ألا تنفصل الملفات عن سياقها أو جداول الاحتفاظ أو معلومات الحقوق. يساعد التنسيق المبكر بين مسؤولي الوثائق والأرشيف وتقنية المعلومات على تجنب فجوات مكلفة.